POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS CAPTADOS POR SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

GLOTTA ANTIOQUIA S.A.S.

1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual se establecieron las disposiciones generales para la Protección de Datos Personales; el Decreto único 1074 de 2015 (que incorpora los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, GLOTTA ANTIOQUIA S.A.S. se dispone en implementar la presente Política de Tratamiento de Datos Captados por Sistema de Videovigilancia (en adelante la Política). En su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales obtenidos por sus sistemas de vídeo implementado en su establecimiento comercial, manifiesta que cuenta con las disposiciones establecidas en la presente Política, para efectuar el Tratamiento De Los Datos recopilados por dicho sistema.

2. OBJETIVO Y FINALIDAD

GLOTTA ANTIOQUIA S.A.S. (en adelante LA COMPAÑÍA) expide la presente Política para determinar los parámetros bajo los cuales serán tratados y administrados los Datos Personales de los Titulares que sean adquiridos mediante sus sistemas de videovigilancia (en adelante SV) y constituyen las bases de Datos Personales por los esquemas de Tratamiento y almacenamiento que se efectúan sobre los mismos. 

En esta Política, LA COMPAÑÍA detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, por consiguiente, permite instrumentar los procedimientos de recolección y Tratamiento de los mismos, para garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los SV.

3. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA:

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, en la actividad de seguridad electrónica, en los casos de SV cuando la implementación del sistema de video vigilancia se realiza mediante un tercero, como son las empresas de vigilancia y seguridad privada que hacen uso, entre otros, de medios tecnológicos para la prestación de su servicio, estos terceros tienen la calidad de Encargado del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, dichos datos en los SV consisten en imágenes y datos biométricos de los Titulares.
• Política de Tratamiento de Datos captados por sistemas de videovigilancia: se refiere al presente documento.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia de Datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión de Datos: Es un Tratamiento De Datos que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objet o la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato público:  Dato que no es semiprivado, privado o sensible (Ej. datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna).
• Dato privado: Dato que solo es relevante para su Titular (Ej. fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida.)
• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al Titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (Ej. datos financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo electrónico).

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: 

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento De Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento De Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública no pueden estar disponibles en medios de divulgación o comunicación masiva, salvo con acceso restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5. APLICABILIDAD Y TITULARIDAD:

Esta política se aplica a todos los clientes o estudiantes, prospectos de clientes, trabajadores, contratistas y quienes realizan visitas a las instalaciones de LA COMPAÑÍA y a todas las demás personas cuyas imágenes puedan ser captadas por el SV.

LA COMPAÑÍA realiza Tratamiento de Datos Personales de categorías: públicos, semiprivados y privados, con excepción de algunos datos sensibles sobre los siguientes Titulares:

• Trabajador.
• Clientes.
• Proveedor de bienes y servicio.
• Terceros.
• Prospecto de cliente.
• Peticionario.
• Clientes retirados.
• Aspirante a
• trabajador.
• Extrabajador.
• Familiar del trabajador.
• Aspirante a proveedor.
• Proveedores inactivos.
• Visitantes.
• Cliente Monitoreado.
• Trabajador Monitoreado.
• Accionistas.
• Miembros de junta directiva.
• Aprendiz Sena.
• Practicante.
• Funcionarios de entidades
• gubernamentales.
• Usuarios.

6. AUTORIZACIÓN Y SUS FINES:

LA COMPAÑÍA es una sociedad comercial de derecho privado, legalmente constituida y matriculada ante la Cámara de Comercio de Medellín, e identificada con NIT. 811.042.030-3 y matrícula mercantil No. 32024812, y tiene como actividad económica la enseñanza e instrucción especializada de idiomas, para adultos y niños.

LA COMPAÑÍA debe solicitar autorización previa (a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales), expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el tratamiento (consentimiento explícito y concreto), las cuales pueden ejercer a través de conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización; exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA COMPAÑÍA, tales como:

• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su ingreso a las instalaciones de LA COMPAÑÍA que cuenta con SV a y avisos informando de su existencia. 

Frente a las autorizaciones en materia de SV, ya que los mismos pueden implementarse en lugares como establecimientos de comercio, copropiedades, edificios, hoteles, stands, centros comerciales, entre otros, en todos los casos se informará a los Titulares de Datos Personales que se encuentran en una zona de videovigilancia y obtener su autorización para el Tratamiento de los mismos. Para ello, se pueden utilizar señales o avisos distintivos en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. Incluso se pueden emplear anuncios de audio. En los casos en que se realice grabación de audio también se informará sobre dicha situación a los Titulares.

Las señales o avisos de privacidad cuentan con la siguiente información, a saber: 

• Información sobre quién es el Responsable del Tratamiento y sus datos de contacto.
• Indicación de los derechos como Titulares.
• Indicación donde está publicada la Política de videovigilancia y política de privacidad y confidencialidad Datos Personales – protección de datos.

En virtud de lo anterior, los Datos Personales de los Titulares podrán ser recolectados por LA COMPAÑÍA para dejar un registro del ingreso a las instalaciones del establecimiento. Las imágenes y videos serán almacenados por un tiempo no mayor a seis (6) meses, tiempo en el que se hará una disposición final a esta información física.

A continuación, se enumeran las principales finalidades del Tratamiento:

• Uso con fines de seguridad de los bienes materiales y de las personas, para proporcionar un entorno seguro y protegido relacionado a supervisión de situaciones de seguridad para los clientes, empleados, contratistas y visitas: Esta finalidad incluye la captación de imágenes para controlar la seguridad pública, seguridad vial, acceso a entornos privados, etc.
• Uso en entornos empresariales con fines de control laboral, para la supervisión del cumplimiento de la normativa sobre seguridad, salud y prevención de riesgos laborales; la supervisión de cumplimiento de horarios de trabajadores de la compañía: En este caso, la utilización de las cámaras se destina a proporcionar información al empresario sobre el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales. Esta facultad de verificación tiene sus límites y no puede realizarse de manera que atente al derecho a la intimidad de los trabajadores.
• Para la investigación de los incidentes relacionados con la protección de los menores.
• Para prevenir la pérdida o los daños a los edificios y/o bienes de LA COMPAÑÍA.
• Para evitar la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en las actividades que se desarrollan en LA COMPAÑÍA.
• Verificación de inventario y traslado del mismo, condiciones de recibo, estado y despacho.
• Otros fines. El auge de estos sistemas ha propiciado su uso en otros ámbitos, tales como la promoción turística, la investigación, los estudios conductuales, etcétera.

7. TRATAMIENTO DE LA IMAGEN COMO DATO PERSONAL:

El Tratamiento de Datos Personales ha sido definido como “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. En el caso de la actividad de seguridad electrónica, específicamente se realiza Tratamiento sobre Datos Personales consistentes en imágenes y eventualmente datos biométricos de personas determinadas o determinables, con operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras. Dichas operaciones son consideradas como Tratamiento de Datos Personales, y se encuentran sujetas al Régimen General de Protección de Datos Personales. 

A. TRATAMIENTO DE IMÁGENES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y solo se podrá realizar cuando (i) responda y respete su interés superior, y (ii) asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Como Responsables del Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes, se presentan reglas especiales para su tratamiento, algunas de las cuales son: 

• Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la aquiescencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Informar a los padres o representantes legales acerca de la finalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
• Limitar la recolección y demás Tratamientos de las imágenes, de acuerdo con los que resulte proporcional y adecuado en consideración a la finalidad previamente informada.
• Garantizar la seguridad y reserva de los Datos Personales de los menores.
• Restringir el acceso y circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.
• El padre y/o representante legal del niño, niña o adolescente solo podrá acceder a las imágenes de este. LA COMPAÑÍA en su calidad de Encargado del Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes, exigirá a los Responsables el cumplimiento de sus deberes. 

8. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LAS IMÁGENES.

Todas las imágenes grabadas por el SV se conservarán durante un periodo máximo de 6 meses. Las imágenes solo se conservarán durante periodos más largos cuando sea necesario para una investigación en curso cumpliéndose con las obligaciones legales para ello y, en particular, con la obligación de ponerlas a disposición de la autoridad competente en el plazo legalmente previsto.

En este caso, y solo con la autorización explícita del representante legal de LA COMPAÑÍA y/o el delegado, las imágenes se conservarán mientras dure la investigación y el proceso judicial.

9. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

• De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá especialmente los siguientes derechos:
• Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Solicitar actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar pruebas de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo cuando exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

En aras de proteger y garantizar la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, LA COMPAÑÍA determina que el procedimiento para que el Titular conozca, actualice, rectifique y suprima su información puede ser activado y ejercido a través de los siguientes medios:

• De forma personal en las áreas de talento humano de sus establecimientos comerciales, sucursales y/o dependencias, mediante el diligenciamiento del formato que se tenga establecido para ello.
• A través del correo electrónico thumano@winstonsalem.com.co, o a través de la línea de contacto 3148923950.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los canales destinados por LA COMPAÑÍA para la atención de dichos requerimientos arriba informados, y debe contener como mínimo la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Copia de los documentos que acrediten la identidad del Titular, causahabiente y/o su representante.
3. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos de consulta, rectificación, actualización o supresión.

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Los mecanismos a través de los cuales se pueden ejercer estos derechos son la consulta y el reclamo, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día en que sea recibo la misma, en horario

hábil. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho término, se le informará al Titular, expresando los motivos de la demora y en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término. 

En caso de que el Titular de la información considere que su información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes que establece la ley, se podrá presentar un reclamo (según el procedimiento antes descrito).

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o Encargado del tratamiento; el Titular deberá informar su identificación, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación (física o correo electrónico) y adjuntar los documentos que soporten el reclamo, cuando aplique.

Si el reclamo resulta incompleto, LA COMPAÑÍA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ochos (08) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

11. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DE CONTACTO PUESTOS A DISPOSICIÓN COMO RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

• Razón social: GLOTTA ANTIOQUIA S.A.S.
• Número de Identificación Tributaria (NIT): 811.042.030-3
• Establecimiento(s) comercial(es): GLOTTA ANTIOQUIA WINSTON SALEM
• Matrícula No.: 32024812
• Domicilio: CRA 43 A No. 8 sur-15 LOCAL 109, Medellín-Antioquia
• Teléfono(s): +57 3148923950.
• E-mail: thumano@winstonsalem.com.co
• Página web: https://www.wiinstonsalem.com.co

No obstante, debe advertirse que LA COMPAÑÍA sólo enviará Datos Personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:

• Al Titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
• A las personas autorizadas por el Titular del dato.
• A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:

La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como Responsable del Tratamiento De Datos, o Encargado en ciertos casos.

La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

12. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

LA COMPAÑÍA cuenta con un departamento interno de Talento Humano encargado de la protección de datos, quienes son responsables y Encargados de recibir las consultas, peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales, a través de los canales indicados en el numeral anterior a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente comprensible y oportuna al Titular del Dato, la atención a cada PQRS  y su respuesta o solución podrá ser generada por la firma de servicios jurídicos ORTIZ ABOGADOS & CÍA. S.A.S. y/o sus abogados internos o externos con poder especial o general otorgado por el representante legal de LA COMPAÑÍA.

13. TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES:

LA COMPAÑÍA podrá en desarrollo de las finalidades de esta Política, compartir los Datos Personales con terceros Encargados del Tratamiento domiciliados en Colombia o en el exterior para lo cual se contará con la respectiva autorización de los Titulares y se suscribirá con los Encargados un contrato de transmisión que garantice la protección de los Datos Personales que se llegaren a entregar, y que en todo caso I) señalará los alcances del tratamiento, II) las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el Tratamiento y, III) las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.

14. DEBERES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Además de los deberes contenidos dentro del art. 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, el responsable y el Encargado del Tratamiento estarán sujetos a las siguientes reglas: 

• Solicitar y conservar prueba de la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Implementar SV sólo cuando sea necesario para el cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas.
• Limitar la recolección de imágenes a la estrictamente necesaria para cumplir el fin específico previamente concebido.
• Informar a los Titulares acerca de la recolección y demás formas de Tratamiento de las imágenes, así como la finalidad del mismo.
• Conservar las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del SV.
• Inscribir la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos. No será necesaria la inscripción cuando el Tratamiento consista sólo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real, sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones del Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Suscribir cláusulas de confidencialidad con el personal que accederá a los SV.
• No instalar SV en lugares donde la recolección de imágenes y, en general, el Tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.

15. PRIVACIDAD Y EVENTOS EN LOS CUALES SE PUEDE SUMINISTRAR LOS VIDEOS DE SEGURIDAD:

Los datos tratados mediante SV serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de estos. En este sentido, el suministro de los datos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad. Para garantizar la privacidad de las imágenes, LA COMPAÑÍA se reserva el suministro de cualquier video salvo que exista orden de autoridad administrativa o judicial competente, y por tal motivo restringirá el suministro de los videos a los siguientes eventos:

• Cuando el solicitante sea el Titular de los datos y no se afecte la privacidad de los datos de terceros o de los derechos de imagen de otras personas, caso en el que deberá indicar la fecha, hora y lugar, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes a terceros.
• Cuando se soliciten videos para corroboración de colisiones de vehículos, siempre que el solicitante acredite su condición de víctima de la contravención o siniestro.
• Cuando el reclamante solicite el video por razones diferentes a un ilícito penal o contravención policiva, pues en estos casos los videos solo se suministrarán a la autoridad competente en los términos establecidos en el artículo 19 c de la Ley 793 de 2002.

Antes de suministrar algún video, LA COMPAÑÍA analizará la viabilidad de suministrarlo, para lo cual dispondrá de un término de cinco (5) días hábiles, asimismo se reserva la facultad potestativa de analizar la procedencia y pertinencia de suministrar el video, y en cualquier caso podrá negarse a suministrarlo cuando así lo encuentre procedente.

Todo video que contenga la tentativa o consumación de una conducta punible, contravención policiva o similar, solo será suministrado a la respectiva autoridad competente.

En el evento que sea procedente el suministro del video, el Titular de los datos deberá diligenciar un formulario antes de la entrega de este.

Todo suministro de videos dependerá de la disponibilidad del almacenamiento que se tenga sobre éste. Por lo anterior, LA COMPAÑÍA no asume ninguna responsabilidad por la eliminación o el no resguardo de una copia del video.

El acceso a la sala donde se encuentran los videos está completamente restringido y no se permitirá el acceso a ninguna persona no autorizada. No está permitido sacar videos del personal ni de las instalaciones de la entidad. El otorgamiento de cualquier video estará sometido a control previo de la entidad, por lo que su suministro podrá verse restringido de acuerdo con estipulaciones legales.

16. MEDIDAS DE SEGURIDAD:

GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SOPORTE

• Medidas que eviten el acceso no autorizado a los videos recolectados por el circuito de cámaras de video vigilancia.
• Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
• Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos. 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Solo tendrá acceso el personal autorizado y designado por el responsable o Encargado del tratamiento.
• Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
• Acceso de usuarios limitados a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.

GESTIÓN HUMANA

• El Encargado le hará saber al Responsable, cuáles serán las personas con acceso a las grabaciones de vídeo a través de una lista
• Se definen las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del Tratamiento
• Se definen las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.

17. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA:

A. Control de acceso:

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

B. Videovigilancia:

LA COMPAÑÍA cuenta con cámaras de videovigilancia con la finalidad de dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, de acuerdo con la Guía para la protección de Datos Personales en sistemas de videovigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio. Las imágenes serán conservadas por un tiempo limitados, o hasta que se resuelva una queja, reclamación, o cualquier proceso disciplinario o judicial, en caso de que sea objeto o soporte de una de las anteriores.

18. OTRAS DISPOSICIONES:

En los términos del artículo 6 de la ley 1581 de 2015 y demás normas que traten sobre la materia, está prohibido el Tratamiento De Datos sensibles, excepto cuando se cumpla con los siguientes requisitos: (i) que, por tratarse de este tipo de datos, no estén obligados a autorizar su tratamiento, ii) que debe existir autorización explicita del Titular y (iii) se informe de forma explícita y previa cuáles datos sensibles y la finalidad del Tratamiento de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral sexto del presente documento.

De igual forma, se podrá hacer Tratamiento de estos datos cuando:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad del Titular.

19. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

 La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA y demás compañías o entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al mismo grupo empresarial de turismo, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, rige a partir de su publicación, realizada el día 16 de marzo de 2023.

Esta Política puede ser modificada por LA COMPAÑÍA en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través de la página web https://americancrowngroup.com, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición continua de los productos o servicios que ofrece LA COMPAÑÍA por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.